Upphandling och inköp

Nora kommun, Norabostäder och Samhällsbyggnad Bergslagen köper in varor och tjänster och omfattas av lagen om offentlig upphandling, LOU. Var och en av ovan är egna upphandlande organisationer. Här får du veta hur du lämnar anbud .

Direktupphandling över 100 000 kr

Direktupphandling av varor, tjänster och byggentreprenad får omfatta max 700 000 kr. Den sker löpande utifrån behov, och finns flera företag inom samma bransch görs en enkel offertförfrågan.
Direktupphandling sköts idag lokalt av respektive organisation.

Annonserad upphandling
All upphandling över beloppsgränsen för direktupphandling sker genom annonserad upphandling.

Att lämna anbud

Vill du lämna anbud i pågående annonserade upphandlingar? All kommunikation vid annonserad upphandling sker digitalt.

Du behöver en inloggning till det digitala systemet Tendsign. Användarnamn och lösenord får du genom registrering i www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Läs mer om konto för anbudslämnande Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Efter registrering får du tillgång till systemet. Har du frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kontaktar Visma Tendsigns support. I systemet är du alltid anonym inför andra anbudsgivare i denna fas av upphandlingen,

I Tendsign kan du ställa frågor via frågor & svarsfunktionen i den aktuella upphandlingen, om upphandlingsdokumentet eller om du vill framföra synpunkter.  

Så jobbar vi med offentlig upphandling

En offentlig upphandling inleds med en identifiering av ett behov och en analys av hur behovet kan tillgodoses. Upphandlingen planeras därefter varvid bland annat en beräkning av kontraktets totala värde ska göras.

Upphandlingsdokument
Upphandlingsdokumentet är det underlag som upphandlande myndiget ( kommun, bolag eller förbund) tillhandahåller anbudsgivare för att dessa ska kunna lämna anbud. Upphandlingsdokumentet består av

1. Anbudsinbjudan (innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten)
2. Kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten)
3. Avtalsvillkor (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera)
4. Prismatris/prisbilaga (förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet)

Annonsering
Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar behöver inte annonseras.

Anbudsöppning - sekretess!
Anbuden öppnas normalt dagen efter sista anbudsdag. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två personer närvarande, varav en alltid är ansvarig upphandlare.

Sekretess gäller under hela upphandlingsfasen fram till dess tilldelningsbeslut fattas. Om det behövs kan sekretessen förlängas.

Kontroll av leverantörers lämplighet
Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Utvärdering av anbud
Den upphandlande organisationen tilldelar avtalet enligt den utvärderingsgrund som har angivits i upphandlingsdokumentet.

Tilldelningsbeslut
Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen, ett så kallat tilldelningsbeslut. Beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare.

Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten i Karlstad. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning.

Kontraktsskrivning/avtal
När tio dagar har passerats ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i upphandlingsdokumentet. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

Fakturering

Samarbetet drivs framåt av eSamverkan, en utvecklingsgrupp där samtliga kommuner och flera kommunala bolag är representerade. Utvecklingsgruppen arbetar för att effektivisera de elektroniska flödena vad gäller faktura- och beställningsprocesserna.